Halkla ilişkiler faaliyeti için kullanılan araçlar, genel olarak; yazılı araçlar, sözlü araçlar, görsel-işitsel araçlar olarak sıralanabilir. Geniş kitlelere ulaşma yolunda tek ya da çift yönlü iletişim kurmada başvurulan bu araçlar halkla ilişkiler teknikleri göz önünde tutularak ele alınır.
Yüz yüze ve Kitlesel İletişim
Halkla ilişkiler genel olarak iletişim olgusudur. Yüz yüze iletişimde amaç karşımızdaki ile iletişim kurabilmek iken kitlesel iletişimde iletişim araçlarını kullanarak kitleleri etkileyebilmek ve yönlendirebilmektir. Buradaki amaç doğru iletişim yöntemini kullanabilmektir.
Konuşma ve Görüşme
Sözlü iletişim araçlarının temelinde konuşma ve karşılıklı görüşme yatar. Halkla ilişkiler uzmanı ya da konuşmacısının iletişimin iki yönlü işlevini de bünyesinde barındıran bu aracı kullanıp mesajını aktarırken, dikkat etmesi gereken bazı noktalar vardır. Örneğin; başkalarıyla konuşurken sabırlı, nazik ve güler yüzlü olmalı; karşısındaki kişinin eğitim ve statüsüne göre bir davranış geliştirmeli muhatapları üzerinde olumlu bir etki bırakmalı; konuşurken karmaşık anlatımlardan uzak, sade ve anlaşılır bir dil kullanmalı, özellikle de argodan kaçınmalıdır. Daha da önemlisi dil düzeyini karşısındakinin toplumsal statüsüne, eğitimine ve dili kullanış biçimine göre belirlemesi gerekir ki iletişim sağlıklı bir şekilde kurulabilsin ve devam edebilsin.
Toplantı
Halkla ilişkiler çalışmaları kapsamında, belirli bir konuda halkın ya da hedef kitlenin ilgisini çekmek, bilgilendirmek, zaman zaman da görüşlerini ve önerilerini almak için toplantılar düzenlenebilir. Toplantı gündemi için belirlenen konunun güncelliği ve katılımcıların karşıt görüşlü kişilerden seçilmesi toplantının verimi açısından önemlidir. Toplumun her kesimi düşünülerek katılımcılar seçilmelidir.
Konferans
Konferanslar, iletilerin hedef kitleye ya da çeşitli düşünce ve görüşlerin aktarılması amacıyla düzenlenir. Dinleyicilerle konuşmacı arasında doğrudan bir diyalog gerçekleşmeyeceği için, iletilmek istenen mesajların nasıl alındığının ölçülmesi oldukça zordur. Bu bağlamda konferansların tek yönlü bir iletişim aracı olduğunu kabul etmek gerekir.
Seminer
Genellikle birkaç gün ve birkaç oturum devam eden seminerler, konferanslara kıyasla çok daha uzun bir zaman dilimini kapsar. Kurum ya da kuruluşlar toplumsal sorumlulukları çerçevesinde bu tür toplantıları ya kendileri düzenler, ya da düzenlemek isteyenlere destek verebilirler. Seminerlerde birden fazla konuşmacı, uzman kişilerin yardımıyla hazırlanan bildirileri sunar, ele alınan konuyu çeşitli yönlerden incelerler. Bu toplantılar sorulara, tartışmaya ve eleştirilere imkan sağladığı için, sınırlı sayıdaki dinleyicinin, ele alınan konuyu ayrıntılı şekilde değerlendirmesine yardımcı olur ve karşılıklı etkileşimi kolaylaştırmaya yardımcı olur.
Sempozyum
Sempozyumlar hedef kitlenin ya da halkın ilgilendiği konu ya da konularla ilgili, uzmanların ya da yetkili kişilerin kendi aralarında düzenlediği bir toplantı biçimidir. Çok yönlü bir iletişim işlevi gören sempozyumlar da dinleyiciler tartışmaya etkin bir biçimde katılmasalarda, konu çeşitli yönleriyle irdelenirken, onu yetkili ağızlardan dinleme fırsatı bulacaklardır.
Panel
Paneller belirli bir konuda, konuyla ilgili kişilerin dinleyiciler önünde yaptığı tartışmalı toplantılardır. Çok yönlü iletişim sürecinde önemli bir yer tutan paneller, bir konudaki değişik görüş ve değer yargılarının ortaya çıkardığı anlaşılmazlıkları gidermek, sorunları çözümlemek ve konuyu açıklığa kavuşturmak için düzenlenir. Paneller bir konuda, uzman birkaç kişinin bilimsellik şartı aranmaksızın tartışmaları ve bu yolla dinleyicilerin ilgisini çekerek, açıklığa kavuşturulmasını sağlar.
Sergiler
Bir halkla ilişkiler aracı olarak sergiler, kurum ya da kuruluşu tanıtmak, ürün ya da hizmeti duyurmak için düzenlenir. Halkla ilişkiler etkinliği açısından, kuruluşun saygınlığını arttırmak, alıcılara kuruluşun yapıp ettikleri ya da yapacakları hususunda ayrıntılı bilgi vermek amacı güden sergilerin etkili, çarpıcı ve akılda kalıcı olabilmesi için, kullanılan görsel malzemenin olabildiğince açık olması gerekir.
Panolar
Panolar, tanıtma ve açıklama amacıyla hazırlanmış, üzerine yazı, resim, fotoğraf, şema ve grafiklerin yerleştirildiği, ayaklı ya da sabit tablo ya da levhalardır. Okullarda, iş yerlerinde kullanılabilir.
Fuarlar
Fuarlar alıcılarla satıcıların yüz yüze geldiği, ulusal veya uluslararası düzeyde oldukça yaygın bir halkla ilişkiler etkinliğidir. Ulusal fuarlarda firmayla ürün, uluslararası fuarlarda ise ülkeyle ürünleri ziyaretçilerin dikkatine sunulur.
Yarışmalar
Yarışmalar, değişik kitlelerin dikkatini kuruluş üzerine çekmek üzere düşünülmüş etkinliklerdendir. Katılanlar arasından dereceye girenlere ödül verilmesi yarışmaya olan ilgiyi arttırmakta, yarışmacıların ciddiyetine de katkı sağlamaktadır. Yarışmalarda dikkat edilecek ilk koşul, katılanların özel çabasını gerektirmesi, ikinci şart da yarışma konusunun bir üniversite sınavı niteliğini taşımamasıdır.
Yıl dönümü ve Açılış Törenleri
Açılış, bir kuruluşun ilk kez hizmete girmesi dolayısıyla ya da bir ürünün ilk kez piyasaya sürülmesi nedeniyle yapılan bir halkla ilişkiler etkinliğidir. Yıl dönümü kutlamaları ise kuruluşun ilk kez faaliyete başladığı gün, ya da kuruluş açısından önemli bir günün yıl dönümüne denk düşürülür.
Yazılı ve Basılı Araçlar
Halkla ilişkiler etkinliği çerçevesinde kuruluşun çalışmalarını, gerek iç gerekse dış hedef kitlelere ulaştırmak ve gelişmeleri duyurmak amacıyla kitapçıklar, broşürler, afiş ve pankartlar, bültenler, yıllıklar vb. gibi çeşitli yazılı araçları kapsar. Bu tür yazılı ve basılı tanıtım araçlarını, genel olarak aşağıda belirtilen başlıklar altında sıralamak mümkündür.
Broşürler
Kuruluşun çalışmalarını duyurmak için hazırlanan broşürlerdeki ürün ya da hizmet haberleri, kuruluşla ilgili gazete ve dergilerde çıkan haberlerden daha etkilidir. Broşürler genellikle 8-16 sayfalı bilgi içeren, farklı boyutları ve katlama biçimleriyle, çekici tasarımlarıyla çoğu kez parlak kâğıda renkli olarak basılmış bir tanıtım aracıdır. Broşürde haberin nasıl yer alacağı, görsel malzemenin nasıl kullanılacağının denetimi halkla ilişkiler sorumlusuna aittir. Hedef kitle üzerinde oluşturacağı ilgiyi nokta sallaştırması, broşürü gazete ve dergilerden ayıran en temel özelliktir.
Kitapçıklar
Halkla ilişkiler etkinlikleri çerçevesinde değerlendirilen kitapçıklar, işlevleri açısından broşürlerden ayrı tutulamazlar. Personel politikalarını duyurmak, çalışanları çeşitli konularda bilgilendirmek ve eğitmek, kuruluşun tanıtımını yapmak, saygınlığını arttırmak gibi amaçlara yönelik olarak kitapçıklar hazırlanabilir.
Bültenler
Bültenler, kuruluş içine ya da dışına yönelik olarak hazırlanan basılı iletişim araçlarındandır. Geniş kitlelere ulaşma imkanı bulunan basın bültenleri, kuruluşa ilişkin haberleri kendi çalışanlarına ya da kuruluş dışındaki kişi ve kurumlara kesintisiz biçimde ulaştırmayı amaçlar.
Gazeteler
Gazeteler, bültenler gibi hem kuruluş çalışanlarıyla, hem de kuruluşun ilişkili bulunduğu kurum ya da müşterilerle ilişkileri geliştirmek amacıyla yayımlanan çok yaygın halkla ilişkiler aracıdır. Haftalık, on beş günlük, aylık ya da iki aylık süreli yayınlar biçiminde olabilir. Bu türden gazetelerde kuruluşa olumlu yönde itibar kazandıracak, içeriği çeşitli müşterilerle röportajlar, kurum elemanlarının çalışma şartları, ölüm-doğum haberleri, yeni atamalar, fiziki ve teknik yenilikler, törenler, kutlamalar vs. haberlere yer verilebilir.
Dergiler
Halkla ilişkilerde kullanılan dergiler, diğer basın yayın araçları gibi kuruluşun etkinliklerini hedef kitlelere aktarmada çok sık başvurulan, ancak gazeteye göre daha geniş zaman dilimlerinde hazırlanılan yayın türüdür. Dergilerde çekiciliği arttırmak için, kuruluş haberlerine yer verme oranı çok düşük tutulmalı, reklamlardan kesinlikle kaçınılmalı ve bol fotoğraflı röportajlara, uzun ve sıkıcı olmayan yazılara yer verilmelidir.
Halkla ilişkiler sürecinde kullanılan yöntem ve araçlar, çalıştığımız kurum ve kuruluş içerisinde bizlere yol gösterici rehberler olarak karşımıza çıkar. Halkla ilişkiler uzamanı için hangi aracı ne sıklıkla ve nerede ve nasıl kullanacağı büyük önem taşır. Deneyim kazandıkça ve araçları kullanmaya başladıkça karar verme süreci daha kolay ilerlemektedir. Kullanılan yöntemler zamana ve duruma göre değişiklik gösterse de kurum açısından önemli ve gerekli araçlardır.
